HR datu konfidencialitāte

 

 

ANTALIS PAZIŅOJUMS PAR DATU KONFIDENCIALITĀTI

 

Stājas spēkā 2018. gada maijā

Antalis apņemas aizsargāt visu darbinieku un kandidātu personas datus, kuri iesniedz šādus datus uzņēmumā. Lai informētu par jūsu tiesībām un dažādām Antalis iniciatīvām, kas tiek īstenotas nolūkā aizsargāt jūsu personas datus, mēs esam izstrādājuši šo Paziņojumu par konfidencialitāti, ko esam sakārtojuši šādās desmit nodaļās.

 

Ir svarīgi, lai jūs to izlasītu un saprastu.

Saturs

1. Darbības joma

2. Uz ko attiecas šis Paziņojums par konfidencialitāti?

3. Kāda informācija ir ietverta?

4. Kādu informāciju mēs apkopojam un kā mēs to izmantojam

5. Datu saglabāšana

6. Nosūtīšana uz citu valsti

7. Izpaušana

8. Pakalpojumu sniedzēji

9. Aktuālas informācijas uzturēšana

10. Jūsu tiesības

 

1. DARBĪBAS JOMA

Antalis (“ANTALIS”) ir Francijas akciju sabiedrība ar akciju kapitālu 213 000 000 eiro, reģistrēts Registre du Commerce et des Sociétés of Nanterre ar numuru 410 336 069, un tā juridiskā adrese ir: 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Francija).

Kā viena no mūsu uzņēmuma vērtībām ir ļoti nopietna attieksme pret mūsu darbinieku un kandidātu konfidencialitātes aizsardzību. Tādēļ Antalis ir apņēmies atbildīgi apkopot, uzturēt un izmantot personisko informāciju. Datu aizsardzības tiesību aktu noteikumi Eiropas Savienībā un citās valstīs paredz stingrus nosacījumus, un mēs esam apņēmušies tos ievērot.

Ar Uzņēmējdarbības ētikas kodeksu ANTALIS savā un uzņēmumu grupas vārdā apliecina, ka tas atzīst katra indivīda pamata un neatņemamas tiesības uz savas privātās dzīves un personas datu aizsardzību, kā arī apņemas veikt nepieciešamās procedūras, lai jūsu personas datu apkopošana un apstrāde mūsu darbības ietvaros notiktu saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem un pienācīgi ievērojot personu tiesības, kā arī to sniegtās informācijas drošību un konfidencialitāti. Plašāku informāciju varat atrast mūsu mājas lapā: www.antalis.com.

ANTALIS Group ir veikusi darbu pie savu procesu uzlabošanas, lai ievērotu Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 par personas datu aizsardzību, ieviešot iekšējo datu aizsardzības programmu, tādējādi personiskās informācijas apkopošanas, izmantošanas un pārvaldīšanas jomā veicinot pastāvīga standarta ieviešanu visā mūsu ANTALIS Group.

Jūsu personas datu pārzinis (pārziņi) būs vietējais Antalis uzņēmums vai vietējie Antalis uzņēmumi, turpmāk tekstā saukti – ANTALIS, kuros jūs strādājat vai arī esat pieteicies darbā.

Šajā paziņojumā par konfidencialitāti aprakstīts, kā mēs drīkstam apkopot, izmantot un izpaust informāciju par saviem darbiniekiem un kandidātiem, kā arī jūsu tiesības attiecībā uz savu personisko informāciju. Tālāk dotajai informācijai vajadzētu palīdzēt jums saprast šī dokumenta mērķi.

2. Uz ko attiecas šis Paziņojums par konfidencialitāti?

Šis paziņojums par konfidencialitāti attiecas uz visiem darbiniekiem un kandidātiem. Ar terminu “darbinieks” tiek apzīmēta persona, kas strādā Antalis saskaņā ar darba līgumu vai kas uzņēmumā ir asimilēta (ieskaitot praktikantus, mācekļus utt.).

3. Kāda informācija ir ietverta?

Šajā paziņojumā par konfidencialitāti “personiska informācija” nozīmē jebkādu informāciju (elektronisku vai rakstisku) attiecībā uz personu, kas ir tieši vai netieši identificējama, konkrēti – atsaucoties uz tādiem identifikatoriem, kā vārds, personas kods, informācija par atrašanās vietu, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem faktoriem, kas ir specifiski attiecīgās personas fiziskajai, fizioloģiskajai, ģenētiskajai, garīgajai, ekonomiskajai, kultūras vai sociālajai identitātei.

Tas ietver arī īpašas personiskās informācijas kategorijas (“īpašās kategorijas dati”), pēc kuriem mēs varam noteikt vai izdarīt secinājumus par personas rases vai etnisko izcelsmi, politiskajiem uzskatiem, reliģisko pārliecību vai līdzīgu cita veida pārliecību, dalību arodbiedrībā, fizisko vai garīgo veselību, vai tās stāvokli (ieskaitot biometriskos un ģenētiskos datus), seksuālo dzīvi/orientāciju vai tiesiskos datus (tajā skaitā informāciju par noziedzīga nodarījuma izdarīšanu vai iespējamu izdarīšanu, vai par piespriesto sodu).

ANTALIS īpašās kategorijas datus apkopos tikai tad, ja tas ir nepieciešams vienam vai vairākiem zemāk norādītajiem mērķiem. Sīkāka informācija par to, kad un kādēļ mums tas varētu būt nepieciešams, ir paskaidrota zemāk 4. sadaļā “Kādu informāciju mēs apkopojam un kā mēs to izmantojam”.

4. Kādu informāciju mēs apkopojam un kā mēs to izmantojam

ANTALIS var izmantot jūsu personisko informāciju dažādiem mērķiem, kas aprakstīti tālāk dotajās sadaļās.

Mēs esam apņēmušies apkopot un izmantot tikai tādu personisko informāciju, kas vajadzīga tādu jautājumu pārvaldīšanai un administrēšanai, kas attiecas uz laiku pirms darba attiecību nodibināšanas, darba attiecību laikā un pēc darba attiecību izbeigšanas. Antalis izmanto personas datus uzņēmējdarbības operācijām, darbinieku attīstībai, informāciju tehnoloģijai, administratīviem mērķiem un pēc nepieciešamības tiesas vai administratīvajā procesā, vai citos tiesību aktos noteiktajos gadījumos, lai aizsargātu Antalis un trešo personu intereses, vai sniedzot atbilstošu paziņojumu, kā to nosaka tiesību akti. Antalis drīkst sniegt informāciju par darbiniekiem trešajām personām ar darbu saistītiem mērķiem vai Antalis atlīdzības, piemaksu un cilvēkresursu programmu administrēšanas nolūkā.

Viena no mūsu uzņēmuma pamata vērtībām ir balstīta uz uzticību, tādēļ plašāku informāciju par mērķiem, informāciju, kuru varam apkopot, informācijas avotu un juridiskajām tiesībām, uz kurām paļaujas ANTALIS, jūs varat uzzināt, nosūtot mums savus jautājumus uz šādu īpaši izveidotu e-pasta adresi: dataprotection-HRHQ@Antalis.com.

 

Personas identifikācija un personas statuss

Uzņēmumā ANTALIS mēs apkopojam un uzturam dažāda veida informāciju par saviem darbiniekiem un kandidātiem, lai noslēgtu ar jums darba līgumu vai vienošanos un izpildītu jūsu darba līgumā vai vienošanās paredzētās saistības. Mūsu apkopotie personas dati var ietver zemāk norādīto informāciju vai tās daļu:

Uzruna

Vārds

Uzvārds

Citi vārdi

E-pasts

Dzimums

Dzimšanas datums

Fotogrāfija

Adrese

Tālruņa numurs/-i

Informācija par bankas kontu

Informācija saziņai ārkārtas gadījumā

Sociālās apdrošināšanas numurs

Tautība

Ģimenes stāvoklis

Tuvākie radinieki

Amats

Darba veids

Departaments

Vieta

Darbinieka ID

Alga, nodokļi un sociālās apdrošināšanas iemaksas

Bonusi/komisijas maksa

Prombūtne atvaļinājuma, slimības, darba nespējas un citu iemeslu dēļ

Informācija par pensijas programmu

Informācija par piemaksām

Informācija par disciplinārlietām un sūdzībām

Transporta līdzekļa ražotājs

Transporta līdzekļa reģistrācijas numurs

Dalība arodbiedrībā

 

Karjera

Mēs esam apņēmušies atbalstīt savu pašreizējo un nākotnes darbinieku talanta un prasmju izaugsmi, mēs varam apkopot informāciju par jūsu karjeras virzību darba attiecību laikā nolūkā nodrošināt darbinieka attīstību un karjeras progresu. Šie dati var ietvert tajā skaitā, bet ne tikai šādu informāciju:

Kopsavilkums/CV

Diploms/-i

Rekomendāciju pārbaude

Atsauksmes pirms darba attiecībām

Apbalvojumi

Informācija par apmācībām/sertifikāciju

Novērtējumi

Darba rezultātu pārskati

Personīgās attīstības plāns

Talantu pārskati

Atlīdzības pārskati

 

 

IT, savienojuma dati un drošība

Mēs ticam atbildībai, un, ja vien to pieļauj spēkā esošie tiesību akti, ANTALIS var ierakstīt un/vai uzraudzīt veiktos un saņemtos tālruņa zvanus, no ANTALIS tīkliem nosūtītās vai šajos tīklos saņemtos elektroniskās saziņas sūtījumus, lai tādējādi aizsargātu savu uzņēmējdarbību un pārliecinātos, ka tiek ievērotas mūsu politikas un attiecīgās tiesību aktu prasības. Jebkāds šāda veida ieraksts un/vai uzraudzība tiks veikta tikai likumīgiem uzņēmējdarbības mērķiem un saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem un noteikumiem. Mērķi var būt šādi:

  • faktu fiksācija (ieskaitot balss ziņojumu pārveidošanu tekstā)

  • pārbaude, vai tiek ievērotas ANTALIS politikas un procedūras

  • spēkā esošo tiesību aktu un noteikumu ievērošana

  • noziegumu novēršana / atklāšana un neatļautas izmantošanas gadījumu izmeklēšana

  • efektīvas ANTALIS tīklu un sistēmu izmantošanas un darbības uzraudzība

  • apmācības un kvalitātes kontrole

Pie mūsu objektiem vai mūsu objektos jūsu attēls var tikt fiksēts ANTALIS vai mūsu objektu pārvaldītāja nodrošinātajās videonovērošanas (CCTV) sistēmās. Ēkās uzstādītās piekļuves kontroles sistēmas var arī nofiksēt jūsu ieiešanas mūsu birojos un iziešanas vietu, laiku un datumu.

Iespējams piekļūt zemāk norādītajiem datiem:

 

IP adreses

Reģistrācijas žurnāli

Zvanu reģistrācijas dati

Videonovērošana

Metadati

Informācija par pasta sūtījumiem

 

Informācija par atrašanās vietu

Jūsu darba līguma ietvaros un darba pienākumu veikšanai mēs varam nodrošināt jūs ar tādiem rīkiem/aprīkojumu, kā: mobilais tālrunis, dators, automobiļi, piekļuves caurlaides utt.

Var tikt apkopoti zemāk norādītie dati:

GPS izsekošanas dati

Mobilā tālruņa izsekošana

Informācija par komandējumiem

 

Sīkdatnes

Ja jūs izmantojat mūsu mājas lapas, mēs jūs informējam par sīkdatņu un citu tīkla plūsmas analīzes rīku izmantošanu (piemēram, Pixel Tracking, Google Analytics utt.). Lai iegūtu plašāku informāciju par to, kā mēs izmantojam šos rīkus, lūdzu, nospiediet mūsu Sīkdatņu izmantošanas politiku.

5. Datu saglabāšana

Esiet droši, ka ANTALIS uzglabās jūsu personas datus ne ilgāk, kā nepieciešams savu saistību izpildei vai to mērķu sasniegšanai, kuriem šī informācija tika apkopota, vai kā atļauts saskaņā ar piemērojamajiem datu aizsardzības tiesību aktiem.

Lai noteiktu pareizu saglabāšanas laiku, mēs izvērtēsim datu apjomu, veidu un sensitivitāti, potenciālo kaitējuma risku datu neatļautas izmantošanas vai izpaušanas rezultātā, mūsu veiktās datu apstrādes mērķus un to, vai mēs šos mērķus varam sasniegt, izmantojot citus līdzekļus, kā arī piemērojamās tiesību aktu prasības.

Lai noteiktu, izmantotu vai aizsargātu savas tiesības, kā arī arhivēšanas un vēsturiskā nolūkā mums var būt nepieciešams saglabāt informāciju par ievērojamiem laika periodiem. Ja tas ir iespējams un praktiski paveicams, personas informācija tiks anonīmi sniegta, dzēšot, nomainot vai bloķējot datus, pēc kuriem personas varētu identificēt.

6. Nosūtīšana uz citu valsti

Kā globālā mērogā strādājoša uzņēmumu grupa, tieši tāpat kā vairums starptautisko uzņēmumu, arī mēs esam centralizējuši noteiktus cilvēkresursu administrēšanas un dokumentu uzskaites aspektus, kopīgojot un paverot saviem darbiniekiem lieliskas izaugsmes un attīstības iespējas. Rezultātā jūsu personas informācija var tikt nosūtīta ārpus tās izcelsmes valsts (tajā skaitā nosūtīta ārpus Eiropas Ekonomikas zonas), un tai var piekļūt no jebkuras ANTALIS struktūrvienības visā pasaulē.

Uzticība ir viena no mūsu KOMANDAS VĒRTĪBĀM, saskaņā ar kuru mēs strādājam, tādēļ mēs veiksim visus nepieciešamos piesardzības pasākumus, saistībā ar drošību un tiesisko situāciju, lai parūpētos par jūsu ANTALIS ietvaros nosūtītās personiskās informācijas drošību un integritāti, lai ANTALIS ietvaros veiktā EEZ izcelsmes personiskās informācijas nosūtīšana notiktu saskaņā spēkā esošajiem Eiropas tiesību aktiem par konfidencialitāti, piemērojot tādus pašus personiskās informācijas aizsardzības standartus. Tādējādi jūsu personiskajai informācijai būs nodrošināts vienāds aizsardzības līmenis neatkarīgi no mūsu atrašanās vietas ANTALIS ietvaros.

Atcerieties, ka jūsu personiskajai informācijai piekļūs arī ANTALIS pakalpojumu sniedzēji, kas var atrasties citās jurisdikcijās. Lai saņemtu plašāku informāciju, lūdzu, skatiet zemāk doto 8. sadaļu Pakalpojumu sniedzēji.

7. Izpaušana

ANTALIS drīkst izpaust jūsu personisko informāciju (i) ja tas ir nepieciešams norādītajiem mērķiem, tajā skaitā paša uzņēmuma ANTALIS iekšienē; (ii) ja to nosaka spēkā esošie tiesību akti; (iii) saistībā ar mūsu uzņēmuma reorganizāciju vai tās apvienošanos ar citu uzņēmumu, (iv) ja mēs uzskatām, ka šāda izpaušana ir nepieciešama, lai izpildītu vai piemērotu līguma un citu vienošanos noteikumus, vai citādi aizsargātu un aizstāvētu ANTALIS tiesības, īpašumu vai drošību; (v) lai izpildītu tiesas procesa prasības, tiesas rīkojumu vai citas juridiskas saistības, vai arī regulējošās iestādes vai valdības pieprasījumu; vai (vi) ar jūsu piekrišanu.

Darbinieku personiskās informācijas saņēmēji-trešās personas var būt:

  • nodokļu, muitas un akcīzes iestādes
  • regulējošās un citas profesionālās struktūras
  • biržas un sarakstu sastādīšanas iestādes
  • publiskie uzņēmumu direktoru un akciju pakešu reģistri
  • identitātes pārbaudes pakalpojumu sniedzēji
  • tiesas, policija un tiesībsargājošās iestādes
  • valsts iestāžu departamenti un aģentūras
  • auditori un profesionālie konsultanti (ieskaitot profesionālās atbildības apdrošinātājus un konsultantus)

Apliecinām, ka mēs pieliksim visas saprātīgās pūles, lai personisko informāciju vienmēr izpaustu pēc iespējas mazāk.

8. Pakalpojumu sniedzēji

Trešās personas, kuras sniedz pakalpojumus ANTALIS, tiek sauktas par “Apakšuzņēmējiem”. ANTALIS noslēgs līgumus ar Apakšuzņēmējiem, kuros būs norādītas attiecīgo konfidencialitātes tiesību aktu prasības. Apakšuzņēmējiem būs jāīsteno atbilstoši drošības pasākumi personiskās informācijas aizsardzībai, un tiem būs aizliegts izmantot personisko informāciju citiem nolūkiem, kā norādījis ANTALIS.

Apakšuzņēmēji, kuri personisko informāciju apstrādā ANTALIS vārdā, var atrasties Eiropā vai citās valstīs visā pasaulē. ANTALIS nodrošinās, ka Apakšuzņēmēji ievēro visas spēkā esošo tiesību aktu prasības par personiskās informācijas nosūtīšanu ārpus tās sākotnējās apkopošanas jurisdikcijas. Par datiem, kas apkopoti Eiropas Ekonomikas zonā vai kas attiecas uz EEZ datu subjektiem, ANTALIS Apakšuzņēmējiem pieprasīs izpildīt standarta līguma klauzulas par personiskās informācijas nosūtīšanu uz trešajām valstīm, kā tas atļauts saskaņā ar Eiropas tiesību aktiem par privātumu.

9. Aktuālas informācijas uzturēšana

Ja mēs vēlamies gūt panākumus un pielikt visas pūles, lai mūsu glabātā personiskā informācija būtu precīza un pilnīga, atklāta komunikācija ir obligāta. Mēs varam arī pārskatīt Personas datus un pēc vajadzības veikt tajos labojumus, un viss, kas jums jādara, ir jāsazinās ar Cilvēkresursu departamentu. Lai palīdzētu mums nodrošināt, ka mūsu rīcībā ir visjaunākā informācija par jums, ir svarīgi, lai jūs mūs informētu par jebkādām kontaktinformācijas vai citas personiskās informācijas izmaiņām.

10. Jūsu tiesības

Mēs esam apņēmušies ievērot jūsu tiesības un nodrošināt, ka tās ievēro arī citi. Jums jāzina, ka jums attiecībā uz savu personisko informāciju ir šādas tiesības:

·  piekļūt personiskajai informācijai par jums, ko uzglabā ANTALIS;

·  veikt labojumus savā personiskajā informācijā, piemēram, gadījumos, ja tā ir nepilnīga vai nepareiza;

·  noteiktos apstākļos un saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem – tiesības ierobežot jūsu personiskās informācijas apstrādi vai iebilst pret šādu apstrādi, vai pieprasīt izdzēst savu personisko informāciju;

·   noteiktos apstākļos un saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem – tiesības saņemt mums iesniegtās personiskās informācijas kopiju strukturētā, vispārpieņemtā veidā izmantotā un mašīnlasāmā formātā (zināma kā “datu pārnesamība”);

·  ja personisko informāciju esat sniedzis brīvprātīgi vai citādi sniedzis mums piekrišanu to izmantot – tiesības atsaukt savu piekrišanu;

·  tiesības iesniegt sūdzību datu aizsardzības iestādei (skatīt zemāk).

 

Kā rīkoties, ja esat jaunāks par 16 gadiem?

Ja esat jaunāks par 16 gadiem vai neesat tādā vecumā, kas jūsu valstī tiek uzskatīts par pilngadību, lūdzu, pirms mums iesniedzat savus personas datus, pārliecinieties, ka jums ir vecāku / juridiskā pārstāvja atļauja. Nepilngadīgajiem, kuri ir jaunāki par 16 gadiem, un citām nepilngadīgām personām nav atļauts sniegt mums savus personas datus bez šādas atļaujas.

Tiesības iesniegt sūdzību

Ja jūs neesat apmierināts ar mūsu sniegto atbildi vai arī uzskatāt, ka mēs neapstrādājam jūsu personas datus saskaņā ar tiesību aktiem, jūs varat iesniegt sūdzību attiecīgajai savas valsts datu aizsardzības uzraudzības iestādei.

Šī paziņojuma grozījumi

Šis Paziņojums par konfidencialitāti tika atjaunināts 2018. gada maijā. Mēs periodiski varam veikt tajā izmaiņas vai pielāgot to, lai ievērotu piemērojamo datu aizsardzības tiesību aktu prasības. Iespējams, noteiktos gadījumos Jūs vēlēsieties to atkārtoti pārskatīt. Jebkādas jebkura Paziņojuma par konfidencialitāti noteikuma izmaiņas stājas spēkā ar to publicēšanas dienu.

Jautājumi

Lūdzu, pārliecinieties, ka pareizi saprotat šī Paziņojuma par konfidencialitāti saturu. Gadījumā, ja jums par to rodas kādi jautājumi vai ja vēlaties izmantot savas tiesības, lūdzu, sazinieties ar mums, nosūtot pieprasījumu uz šādu īpaši izveidotu e-pasta adresi: dataprotection-HRHQ@Antalis.com